ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ

ΑΚΑδημία

Αναβάθμιση διαδικασιών υποδοχής και εγγραφής πρωτοετών φοιτητών

Αντικείμενο

Η εγγραφή είναι η πρώτη επαφή του εισακτέου με το Πανεπιστήμιο Αιγαίου. Με αυτή δημιουργούνται οι πρώτες εντυπώσεις και αντιλήψεις σε φοιτητές και γονείς για το χώρο ζωής και σπουδών τους. Αναπόφευκτα, αυτές οι εντυπώσεις γίνονται αντικείμενο επεξεργασίας μαζί με προϋπάρχοντα στερεότυπα - έλλογα, εύλογα ή μη - σχετικά με το Πανεπιστήμιο μας, τα επιμέρους τμήματα υποδοχής, τη γεωγραφία, κ.ο.κ.

Στο εσωτερικό του Πανεπιστημίου μας, η διαδικασία εγγραφής είναι μια χρονοβόρα και πιεστική διαδικασία, κατά την οποία οι Γραμματείες των Τμημάτων πρωτίστως, αλλά και συναρμόδιες Υπηρεσίες (Διεύθυνση Σπουδών, Φοιτητική Μέριμνα, Βιβλιοθήκη, Πληροφορική, κ.λπ.) καλούνται να επωμισθούν ένα τυπικό μεν έργο, εν παραλλήλω όμως της τρέχουσας δραστηριότητας τους, η οποία σημειακά συμπίπτει συνήθως με σειρά επειγόντων θεμάτων, όπως κατάρτιση ωρολογίου προγράμματος, ενσωματώσεις νέων διδασκόντων, εγγραφές παλαιοτέρων φοιτητών, κ.λπ.

Αντικείμενο του Προγράμματος ΑΚΑδημία είναι η αναβάθμιση των διαδικασιών υποδοχής και εγγραφής των πρωτοετών φοιτητών, ούτως ώστε να προκύψουν βελτιώσεις τόσο στην αρχική αντίληψη των εισερχομένων στο Πανεπιστήμιο μας για την ταυτότητα του και ποιότητα των σπουδών σε αυτό, όσο και υποστήριξη των Γραμματειών των Τμημάτων στο συνολικό έργο που επιτελούν κατά την περίοδο αυτή.

Στόχοι

Άμεσοι στόχοι του προγράμματος είναι:

1. η απλοποίηση και συγκέντρωση, χωρικά, των διαδικασιών, ώστε να επιτευχθεί μείωση του αναγκαίου χρόνου εμπλοκής των στελεχών των Γραμματειών στο γραφειοκρατικό τμήμα της διαδικασίας εγγραφής,

2. η ομογενοποίηση και εκσυγχρονισμός των απαιτουμένων εγγράφων, ώστε να τηρούνται ενιαία πρότυπα, στην προοπτική ανάπτυξης, ενσωμάτωσης και αξιοποίησης του μελλοντικού συστήματος ηλεκτρονικής διοίκησης του Πανεπιστημίου (e-University),

3. η ουσιαστική αλληλο-υποστήριξη των Γραμματειών μεταξύ τους και, κυρίως, η ενσωμάτωση στη διαδικασία ενεργειών και στελεχών από τη Διεύθυνση Σπουδών, το Γραφείο Διασύνδεσης και τη Διεύθυνση Δημοσίων Σχέσεων και Δημοσιευμάτων,

4. η εμφάνιση ενός μοντέλου υποδοχής των πρωτοετών, σύμφωνα με το οποίο δεν κρίνονται για την επάρκεια των στοιχείων τους (δεν καλούνται, δηλαδή, να ικανοποιήσουν μια σειρά απαιτήσεων εγγραφής) αλλά, αντιθέτως, υποβοηθούνται στο να εγγραφούν και να αξιοποιήσουν τις δυνατότητες που τους εξασφαλίζει το Πανεπιστήμιο μας.

Οι έμμεσοι στόχοι του προγράμματος υπερβαίνουν σε διαστάσεις και σημασία την καθαυτό διοικητική πτυχή της διαδικασίας εγγραφής ενός πρωτοετούς. Το ΑΚΑδημία συνδέεται με την προσπάθεια:

1. επανεξέτασης των διαδικασιών της Διοίκησης. Αποτελεί προς τούτο, το πρώτο βήμα εσωτερικής αποτίμησης συλλογικών και ατομικών πρακτικών και συνηθειών, συχνά αμετάβλητων από την αρχή λειτουργίας του Ιδρύματος. Ως τέτοιο, μπορεί να αποτελέσει πρόκριμα μεθοδολογίας για αντίστοιχες ενέργειες σε άλλες Διευθύνσεις του Πανεπιστημίου.

2. ενεργοποίησης και απελευθέρωσης των πρωτοβουλιών και δυνατοτήτων του στελεχιακού δυναμικού, προς την κατεύθυνση υποστήριξης μιας κουλτούρας συμμετοχής στην ανάπτυξη και βελτίωση του Πανεπιστημίου μας και την επίτευξη εσωτερικής διασύνδεσης τμημάτων και προσωπικού.

3. προαγωγής της εικόνας του ‘φιλικού’-Πανεπιστημίου προς τους φοιτητές και μέσω αυτών στην ευρύτερη κοινωνία. Η εικόνα αυτή, εφόσον δεν είναι επίπλαστη και διακηρυκτική μόνον, αποτελεί μία ψηφίδα της συνολικής πολιτικής ενίσχυσης της επιλογής του Αιγαίου ως τόπου σπουδών, με πρώτο ζητούμενο την αναστροφή της τάσης μετεγγραφής προς ηπειρωτικά Ιδρύματα.

4. ανάδειξης των πολλαπλών δυνατοτήτων που προσφέρει το Ίδρυμα για ποιοτικές σπουδές και τη μελλοντική εξέλιξη των αποφοίτων μας (π.χ. Σύμβουλος Σπουδών, Erasmus, φοιτητική μέριμνα, διασύνδεση, κ.λπ.).

Οργάνωση

Το Πρόγραμμα ΑΚΑδημία αναπτύσσεται σε 5 φάσεις:

Φάση 1: Ανάλυση των διαδικασιών εγγραφής ανά Τμήμα και Σχολή

Φάση 2: Προτυποποίηση διαδικασιών και εγγράφων

Έκδοση πιλοτικού οδηγού για τις Σχολές της ΠΜ Μυτιλήνης

Ενσωμάτωση πληροφορίας στον ιστότοπο του Πανεπιστημίου

Φάση 3: Πιλοτική εφαρμογή κατά την περίοδο εγγραφών έτους 2007-08

Αξιολόγηση αποτελεσμάτων-προσαρμογές-διορθώσεις

Φάση 4: Επέκταση συστήματος σε όλες τις ΠΜ

Προετοιμασία και έκδοση οδηγού ανά ΠΜ

Φάση 5: Πλήρης εφαρμογή κατά την περίοδο εγγραφών έτους 2008-09

Συντελεστές

Το πρόγραμμα ΑΚΑδημία έχει σχεδιασθεί ώστε να προκύψει ως μια διαδικασία αυτενέργειας ‘εκ των κάτω’ των στελεχών της Διεύθυνσης Σπουδών, του Γραφείου Διασύνδεσης, της Διεύθυνσης Δημοσίων Σχέσεων και Δημοσιευμάτων και, κυρίως, των Γραμματειών των Τμημάτων. Η εμπλοκή και αυτενέργεια των στελεχών αυτών είναι προϋπόθεση επιτυχίας τόσο των άμεσων όσον και των έμμεσων στόχων, διότι το ζητούμενο δεν είναι η απλώς αντικατάσταση ενός τεχνικού συστήματος εγγραφών από ένα άλλο τύποις αποτελεσματικότερο, αλλά η βιωματική απόδειξη του εφικτού των στόχων αυτών. Είναι προφανές ότι οφείλουμε ως Διοίκηση να εμπιστευθούμε τις δυνατότητες, τις δεξιότητες και την επιθυμία της πλειονότητας των στελεχών της Διοίκησης να μετέχουν ευρύτερων διαδικασιών, αντί να περιστέλονται απλώς στο ρόλο της διεκπεραίωσης τυπικοτήτων. ‘Φιλικό’-Πανεπιστήμιο δεν επιτυγχάνεται με μη-‘φιλικούς’ υπαλλήλους, όπως και εσωτερική αναβάθμιση διαδικασιών δεν μπορεί να προκύψει εύκολα από έξωθεν αυθεντία.

Μυτιλήνη 2007

Πιλοτική εφαρμογή

Αφίσα Υποδοχής			«Οδηγός Επιβίωσης»
Ο χώρος
Υποδοχή		Η Γραμματεία
Ενημέρωση