Η περιβαλλοντική έκθεση είναι η περιοδική έκδοση (συνήθως ετήσιο περιοδικό) με πληροφορίες για τον τρόπο με τον οποίο ένας οργανισμός αντιμετωπίζει τα περιβαλλοντικά ζητήματα που τον αφορούν. Μία ολοκληρωμένη περιβαλλοντική έκθεση θα πρέπει να περιλαμβάνει τόσο την περιβαλλοντική πολιτική του οργανισμού, την δέσμευσή του για επίλυση καθώς και τις επιδόσεις του σε σημαντικά περιβαλλοντικά προβλήματα. Μπορεί επίσης να περιλαμβάνει και μελλοντικούς στόχους προς επίτευξη για την προστασία και διατήρηση του περιβάλλοντος.
Σε πολλές μικρομεσαίες επιχειρήσεις υπάρχει η αντίληψη ότι η δράση τους έχει αμελητέες συνέπειες για το περιβάλλον. Η αντίληψη αυτή είναι μάλλον λανθασμένη καθώς μόνο η μορφή και η ένταση της περιβαλλοντικής υποβάθμισης αλλάζει κατά περίπτωση καθώς όλες οι επιχειρήσεις έχουν κάποιας μορφής αλληλεπίδραση με το περιβάλλον. Οι περιβαλλοντικές εκθέσεις είναι ιδιαίτερα απλές και σχετικά οικονομικές πρακτικές και μπορούν να αποδώσουν σημαντικά οφέλη για την επιχείρησή σας:
Οικονομικοί πόροι
Το κόστος παραγωγής μιας περιβαλλοντικής έκθεσης εξαρτάται από τον τύπο της έκθεσης και τον τρόπο δημοσίευσής της. Η ηλεκτρονική δημοσίευση της έκθεσης στην ιστοσελίδα της επιχείρησής σας για παράδειγμα είναι εξαιρετικά οικονομικός τρόπος με απήχηση σε ευρύ κοινό.
Ανθρώπινο δυναμικό και απαιτήσεις σε χρόνο
Οι απαιτήσεις σε χρόνο και σε ανθρώπους εξαρτώνται τόσο από τον τύπο της έκθεσης που θέλετε να δημοσιεύσετε, όσο και από το επίπεδο περιβαλλοντικής διαχείρισης στο οποίο βρίσκεται η επιχείρησή σας . Αν για παράδειγμα έχετε σε εφαρμογή κάποιο σύστημα περιβαλλοντικής διαχείρισης, το οποίο ενημερώνεται τακτικά τότε θα χρειαστείτε σημαντικά λιγότερο ανθρώπινο δυναμικό και χρόνο από μια επιχείρηση που θα πρέπει εξαρχής να συγκεντρώσει στοιχεία και να καταστρώσει στρατηγική φιλική προς το περιβάλλον.
Γενικότερα η προσπάθεια και οι ανάγκες για την έκδοση περιβαλλοντικής έκθεσης εξαρτώνται από την θέση στην οποία βρίσκεται η επιχείρησής σας στο ακόλουθο σχεδιάγραμμα.
Το σχεδιάγραμμα που ακολουθεί περιγράφει τα βασικότερα βήματα για τον σχεδιασμό και την δημοσιοποίηση της περιβαλλοντικής πολιτικής της εταιρείας σας.
Πηγή: Προσαρμοσμένο από το Υπουργείο περιβάλλοντος της Μεγάλης Βρετανίας www.defra..gov.uk/environment/envrp/general/index.htm
Απόφαση για την δημοσιοποίηση της περιβαλλοντικής σας έκθεσης
Η δέσμευση της διοίκησης της επιχείρησής σας για την δημοσιοποίηση της περιβαλλοντικής σας έκθεσης είναι το πρώτο στάδιο. Σε αυτό το σημείο αποφασίζεται τι πρέπει να γίνει, από ποιόν και μέχρι πότε.
Αναγνώριση αναγνωστών «στόχων»
Θα πρέπει να θυμάστε ότι διαφορετικό επίπεδο πληροφορίας είναι κατάλληλο για διαφορετικούς αναγνώστες. Η τοπική κοινωνία για παράδειγμα μπορεί να ενδιαφέρεται για τις εστίες ρύπανσης ενώ οι χρηματοδότες σας για την συμμόρφωση της επιχείρησής σας με την περιβαλλοντική νομοθεσία.
Αναγνώριση περιβαλλοντικών προβλημάτων
Θα πρέπει να συντάξετε μια λίστα με τα σημαντικότερα περιβαλλοντικά προβλήματα που απορρέουν από την παραγωγική σας δραστηριότητα. Αν δεν έχετε εξειδικευμένο προσωπικό που θα επιστατεί σε αυτή τη διαδικασία μπορείτε να πάρετε πληροφορίες από το επαγγελματικό σας επιμελητήριο ή εξωτερικούς συμβούλους π.χ. γραφεία περιβαλλοντικών μελετών. Στη συνέχεια θα πρέπει να ελέγξετε ποιοι επηρεάζονται από τα παραπάνω προβλήματα και αν συμπεριλαμβάνονται στη λίστα των υποψήφιων αναγνωστών της περιβαλλοντικής σας έκθεσης.
Χάραξη- ανανέωση περιβαλλοντικής πολιτικής
Σε αυτό το σημείο θα πρέπει να χαράξετε την περιβαλλοντική πολιτική (δείτε τον αντίστοιχο σύνδεσμο) της επιχείρησής σας. Αν ήδη έχετε εταιρική περιβαλλοντική πολιτική θα πρέπει να ελέγξετε αν όντως καλύπτει τις ανάγκες και τις απαιτήσεις των ενδιαφερόμενων που πλαισιώνουν την επαγγελματική σας δραστηριότητα (πελάτες- μέτοχοι- τοπική κοινωνία) έτσι ώστε να συμβαδίζει με την περιβαλλοντική έκθεση που ετοιμάζετε.
Ποια στοιχεία θα δημοσιεύσετε και με ποιο τρόπο
Θα πρέπει να αποφασίσετε πολύ προσεκτικά ποια στοιχεία θα δημοσιεύσετε και με ποιο τρόπο. Αν για παράδειγμα τα στοιχεία σας υποδεικνύουν μερική συμμόρφωση με τη νομοθεσία, μήπως θα έπρεπε να δημοσιοποιήσετε αυτό το πρόβλημα μετά την επίλυσή του μαζί με τις διορθωτικές ενέργειες που κάνατε για να το αντιμετωπίσετε; Μπορεί να επιλέξετε να συμπεριλάβετε και θέματα όπως υγιεινή και ασφάλεια, ή γενικότερα περιβαλλοντικά θέματα.
Συγκέντρωση απαραίτητων στοιχείων
Πρόκειται για το ποιο σημαντικό στάδιο καθώς ακόμα και στις καλύτερα οργανωμένες επιχειρήσεις η τήρηση ενημερωμένων αρχείων είναι χρονοβόρα διαδικασία που απαιτεί εξειδικευμένο προσωπικό. Τα στοιχεία αυτά μπορεί να είναι για παράδειγμα η κατανάλωση ενέργειας και η ενδεχόμενη μείωσή της που μπορεί κάλλιστα να προβληθεί στην περιβαλλοντική σας έκθεση.
Σύνταξη και επαλήθευση έκθεσης
Αφού συντάξετε την πρώτη έκδοση της έκθεσής σας θα ήταν σκόπιμο να κάνετε κάποιου είδους έλεγχο που θα συμβάλει στην ορθότητα και τη διαφάνειά της. Για τις επιχειρήσεις που πιστοποιούνται κατά ISO 14001 ή EMAS, ο έλεγχος προβλέπεται από εξωτερικούς ελεγκτές. Για τις υπόλοιπες επιχειρήσεις η επαλήθευση της ορθότητας της περιβαλλοντικής έκθεσης μπορεί να γίνει με εσωτερικό έλεγχο.
Δημοσιοποίηση της έκθεσης
Η απόφαση για τον τρόπο δημοσιοποίησης της περιβαλλοντικής σας έκθεσης θα εξαρτηθεί από τους διαθέσιμους πόρους. Είναι αρκετά οικονομικό να χρησιμοποιήσετε τον ιστότοπο της επιχείρησής σας για αυτό το σκοπό. Όχι μόνο θα απευθυνθείτε στο ευρύτερο κοινό αλλά θα διευκολύνετε και την διαδικασία ανατροφοδότησης σε περίπτωση που το αναγνωστικό κοινό της έκθεσής σας θελήσει να απαντήσει ή να σχολιάσει τις περιβαλλοντικές δηλώσεις σας. Θα ήταν σκόπιμο επίσης να ετοιμάσετε και έντυπες εκδόσεις για επίσημη επικοινωνία ή για ενδιαφερόμενους χωρίς διαδικτυακή πρόσβαση.
Η Υπηρεσία Περιβάλλοντος της Ευρωπαϊκής Ένωσης υποδεικνύει τις εννιά θεμελιώδεις θεματικές που θα πρέπει να συμπεριλαμβάνονται σε μία περιβαλλοντική έκθεση:
.
Ένα σύντομο άρθρο για τη σύνταξη περιβαλλοντικών εκθέσεων από την GreenBiz.com, μία μη κερδοσκοπική εταιρία που δραστηριοποιείται στην παροχή περιβαλλοντικών συμβουλών σε επιχειρήσεις.
http://cei.sunderland.ac.uk/envrep/reports.htm
Πληροφορίες και οδηγίες για τη σύνταξη Περιβαλλοντικών Εκθέσεων.
www.globalreporting.org/guidelines/2002.asp
Μπορείτε να «κατεβάσετε» οδηγίες για τις περιβαλλοντικές εκθέσεις και κοινωνικοοικονομικά στοιχεία για τη βιώσιμη ανάπτυξη που θα σας βοηθήσουν στην σύνταξη των εκθέσεων.
Σύγγραμμα οδηγιών με συμβουλές για το περιεχόμενο και τη χρησιμότητα των περιβαλλοντικών εκθέσεων